ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam penyusunan kontrak pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari APBD yang didasarkan atas peraturan perundang-undangan tentang keuangan neagra/daerah dan pengadaan barang/jasa diantaranya sebagai berikut :

1. Bahwa kontrak pengadaan barang/jasa yang sifatnya tahun tunggal (tidak dibiayai dengan APBD dari lebih dari 1 tahun anggaran=tahun jamak/ multiyears) harus berakhir di tanggal 30 desember tahun anggaran berjalan;
2. Lha kalau kontrak dimulai pada bulan agustus karena lelang ulang beberapa kali kena sanggahan atau karena kurang peminat bagaimana ? dan rencana kontrak sesuai RKS awal butuh waktu penyelesaian 8 bulan ?! ya mestinya kontraknya disesuaikan volumenya atau di-reschedule agar selesai 30 desember (akibatnya nilai kontrak bisa berkurang kalau volumenya harus dikurangi atau bisa tetap kalau di-rescheduling -> meskipun akhirnya menambah jumlah jam orang yang kerja);
3. Kalau penyedia barang/jasa pemenang kontrak tidak bisa selesaikan pekerjaan di 30 desember bukan atas alasan keadaan kahar/ force majeur bagaimana ? ya tentunya pekerjaan akan diputus sepihak atas dasar aturan yang ada (permendagri 59/2007) dan penyedia dibayar sesuai volume pekerjaan terpasang di lapangan. Trus bagaimana sisa pekerjaan yang ada ? Pekerjaan sisa di tahun berikutnya ya dilelang kalau nilai-nya >50 juta. Apa tidak bisa ditunjuk langsung saja kepada penyedia terdahulu ? Tentunya putusnya pekerjaan oleh penyedia barang/jasa lama adalah karena wan prestasi (tidak bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai kontrak yaitu 30 desember), maka wajarnya Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm) akan berpikir berkali - kali kalau menunjuk lagi penyedia jasa tersebut;
4. Pada saat perubahan APBD diusahakan tidak mengajukan usulan berupa belanja barang modal yang diperkirakan tidak selesai di tanggal 30 desember, terutama pekerjaan fisik konstruksi;

Barangkali itu beberapa hal penting tentang masa berlakunya kontrak. Tentunya kalau ditemukan sesuatu yang salah maka postingan ini akan saya edit (kayak redaksi surat keputusan saja ya he he he).

Salam.

Menurut Permendagri 13/2006 jo Permendagri 59/2007 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah disebutkan tentang hal ikhwal perubahan APBD yang secara garis besar disebutkan bahwa syarat perubahan APBD jika asumsi Kebijakan Umum Anggaran (KUA) seperti proyeksi pendapatan daerah, alokasi belanja daerah, sumber dan penggunaan pembiayaan yang semula ada di KUA perlu dirubah.

Sedangkan hal-hal lain yang perlu mendapatkan perhatian jika SKPD tertentu mengajukan Perubahan APBD antara lain :

1. Pengajuan perubahan tersebut masih sesuai dengan tolok ukur kegiatan yang menjadi target kegiatan semula;
2. Progress pelaksanaan kegiatan/ capaian ouput serta penyerapan anggaran pada saat mengajukan tambahan anggaran harus menunjukkan prestasi yang menggembirakan. Tidak elok kalau progress penyerapan masih 8% di bulan juli kemudian mengajukan tambahan anggaran yang besar. Jelas performa APBD diakhir tahun akan jeblog karena anggaran yang tidak terserap akan besar;
3. Jika toh progress penyerapan demikian bagusnya, diusahakan keluaran dari tambahan anggaran baru harus selesai pada akhir bulan desember. Jangan sampai terjadi kegiatan yang tidak selesai gara - gara ada tambahan anggaran dan terpaksa harus ada DPA-Lanjutan di tahun berikutnya;
4. Jadi tidak dibolehkan ada tambahan anggaran pada saat perubahan APBD yang kemudian terjadi kontrak atas anggaran tersebut dengan masa berlaku kontrak melebihi akhir desember tahun berjalan. Kecuali karena satu dan lain hal yang sifatnya KAHAR (Force Majeur) sehingga kontrak yang semula berakhir desember kemudian molor sampai di tahun berikutnya;
5. Oleh karena itu biasanya proyek - proyek fisik berskala besar seyogjanya tidak diplot-kan di saat perubahan APBD karena takut penyerapan keuangan-nya tidak lancar dan banyak sisa anggaran tidak termanfaatkan;
6. Eee ... eeeh apalagi ya ?!

Yaah cuma itu yang saya ingat. Kapan - kapan kalau ada yang ingat akan saya tambahkan di postingan ini. OKey atas perhatian dan perkenan membaca tulisan ini saya sampaikan terima kasih.

Salam.

A. Latar Belakang

Salah satu unsur untuk mewujudkan Good Governance di era reformasi adalah keterbukaan atau transparansi dalam pemerintahan, oleh karena itu diperlukan adanya inovasi dan ide-ide baru yang dalam proses penerapannya tidak menyalahi aturan-aturan yang berlaku. Tantangan untuk mewujudkan inovasi tersebut adalah dengan memanfaatkan kehadiran teknologi informasi yang berbasis internet.

Dewasa ini hampir sebagian besar institusi pemerintah di pusat maupun di daerah mengaplikasikan teknologi informasi tersebut dengan membangun berbagai portal (website) dengan tampilan beragam dan menyediakan berbagai informasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi dari institusi yang bersangkutan. Hal yang demikian dikenal sebagai e-Government, yang diharapkan dapat mendorong terjadinya reformasi dalam penyelenggaraan pemerintahan di mana transparansi kebijakan dan pelaksanaan otonomi daerah akan makin mudah dikelola dan diawasi

Salah satu bentuk penerapan dari e-Government adalah e-Procurement atau e-Tendering yang merupakan wujud hubungan government-to-bussiness (G2B) dari pemasok/ penyedia barang/jasa ke Instansi Pemerintah melalui internet dan wujud hubungan citizen-to-government (C2G) yang mana masyarakat mendapatkan akses untuk memantau proses pengadaan barang yang dilakukan oleh Instansi Pemerintah. Lewat internet ini, mekanisme pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara on-line (real time). Sebagai bentuk generasi terbaru dari Supply Chain Management (SCM) atau biasa dikenal dengan istilah collaboration commerce, e-Procurement merupakan salah satu media yang sangat efektif untuk menekan pembiayaan proses lelang baik dari sisi penyedia barang/jasa maupun Instansi Pemerintah sebagai pengguna barang/jasa.

Pemerintah Kota Surabaya dalam upayanya mewujudkan Good Governance, sejak tahun 2003 telah membangun sistem berbasis portal yang digunakan untuk prakualifikasi lelang dengan serentak secara on-line (www.lelangserentak.com). Seiring dengan diberlakukannya Keppres 80/2003, pada akhir tahun 2003 sistem tersebut dikembangkan lebih lanjut menjadi e-Procurement dengan alamat portal www.surabaya-eproc.or.id yang digunakan untuk proses pelelangan secara penuh (mulai pendaftaran sampai dengan pengumuman pemenang) di Tahun Anggaran 2004 dan Tahun Anggaran 2005 ini.

Pengalaman menunjukkan bahwa ternyata tidak mudah menerapkan/ implementasikan sistem lelang serentak. Perubahan yang dicanangkan ternyata pada awalnya tidak semulus yang diduga. Sekalipun banyak dukungan publik terhadap pelaksanaan e-procurement, tetapi juga terdapat pihak yang berkeberatan. Namun dengan niatan untuk mewujudkan transparansi, maka program ini terus dikembangkan.

B. Dasar Hukum

Langkah mengembangkan program ini tentu didasari landasan hukum yang kuat. Hal ini dilakukan agar gagasan menuju kea rah yang lebih baik dapat dipertanggungjawabkan secara yuridis. Secara hukum, landasan yang dipakai adalah:

1. UU Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi;

2. PP Nomor 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;

3. Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan Perpres Nomor 8 Tahun 2006;

4. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;

5. Peraturan Walikota Surabaya Nomor 50 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik (eProcurement), yang kemudian tiap tahun diubah mengikuti peraturan perundang-undangan yang ada.

C. Konsep Dasar Implementasi

Tahun 2003, konsep ini mulai dilaksanakan. Jika sebelumnya proses lelang proyej dilakukan secara manual, maka tahun itu dilaksanakanlah lelang serentak melalui media elektronik (internet). Pelaksanaannya masih terbatas, hanya pada prose pra-kualifikasi saja. Dari proses ini diperoleh pelelang-pelelang yang berkualitas, karena telah melewati seleksi.

Selanjutnya, sejak tahun 2004 (setelah belajar dari pengalaman tahun sebelumnya) proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan secara elektronik (eProcurement) secara menyeluruh. Artinya, mulai tahapan pengumuman lelang sampai dengan pengumuman pemenang lelang dilakukan melalui internet (secara online) melalui portal eProcurement. Pelaksanaan ini berlangsung seterusnya dengan perbaikan di berbagai lini hingga sekarang ini (tahun 2006).

Dengan menggunakan sistem eProcurement, panitia pengadaan menyiapkan data dan dokumen pelengkap (OE, RKS, gambar, dsb) kemudian diupload ke portal eProcurement, yang nantinya dokumen pelengkap tersebut akan dapat didownload (diambil) oleh penyedia barang/jasa melalui portal eProcurement juga, tanpa harus dating ke panitia pengadaan untuk meminta dokumen pelengkap paket pekerjaan yang dilelang. Setelah lelang diumumkan, maka panitia pengadaan melaksanakan aanwijzing, pembukaan sampul penawaran, proses evaluasi (administrasi, teknis, kewajaran harga dan kualifikasi) serta usulan calon pemenang ke PPK melalui portal eProcurement pada menu aplikasi panitia pengadaan. Kemudian pemenang ditetapkan oleh PPK berdasarkan hasil evaluasi panitia pengadaan, pada menu aplikasi PPK.

Dalam mewujudkan kelancaran proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (eProcurement) perlu dibentuk sekretariat layanan eProcurement yang berfungsi sebagai admin sistem informasi dan fasilitator para user / stake holder (PPK-panitia pengadaan-penyedia barang/jasa) eProcurement.

Pada pelaksanaannya, pengadaan barang/jasa secara eProcurement telah mengcover tahapan-tahapan sesuai aturan yang ada. Mulai pengumuman lelang, pemilihan paket pekerjaan, aanwijzing, pembukaan sampul penawaran sampai dengan penetapan pemenang telah berdasar pada range-range waktu yang ada pada peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar pelaksanaan sistem eProcurement.

Setelah lelang berjalan, penyedia barang/jasa melakukan proses penawaran, kemudian panitia pengadaan melakukan evaluasi sampai dengan mendapatkan calon pemenang yang dilaporkan kepada PPK untuk selanjutnya PPK menetapkan pemenang melalui portal eProcurement juga.

Apabila tahapan lelang sudah pada pengumuman pemenang, maka hasil dari pelaksanaan lelang dapat dilihat oleh semua masyarakat luas. Sehingga pada tahapan pelaksanaan pekerjaan yang dilelang, seluruh lapisan masyarakat dapat ikut serta mengawasi hasil pelaksanaannya.

D. Teknis Operasional Implementasi

1. Pembentukan Sekretariat Layanan dan Penyusunan SOP

Sebagai bagian dari stakeholder / pihak-pihak yang terkait dan berkepentingan dengan pelaksanaan lelang secara elektronik (e-Procurement), Sekretariat Layanan e-Procurement sangat mutlak dibutuhkan.

Keberadaan Sekretariat Layanan e-Procurement sangat diperlukan dengan maksud antara lain :

a) Menjadi pusat rujukan informasi atas hal ikhwal terkait teknis operasional berbagai pihak terkait pelaksanaan lelang secara elektronik ;

b) Menjadi pihak yang mengelolah data base dan sistem informasi e-Procurement yang dipakai dalam proses pelelangan ;

c) Menjadi fasilitator dan mediator antar pihak yang berkepentingan dalam proses lelang jika terjadi perselisihan pendapat atau perbedaan persepsi mengenai teknis operasional pelaksanaan lelang secara elektronik ;

Dengan adanya maksud didirikannya Sekretariat Layanan e-Procurement tersebut diharapkan dapat dicapai tujuan lebih jauh antara lain :

a) Ter-eliminasi-nya permasalahan lapangan pada saat pelaksanaan lelang secara elektronik ;

b) Pemercepatan implementasi pelaksanaan e-Procurement yang terintegrasi secara nasional ;

Dalam tugas menjadi fasilitator user/stake holder terkait pelaksanaan eProcurement, sekretariat layanan eProcurement menyusun Stándar Operasional Prosedur, yang antara lain mengatur tentang :

a) Pelaksanaan lelang online;

b) Perubahan data lelang sebelum diumumkan;

c) Perubahan data lelang setelah diumumkan;

d) Pembatalan data lelang sebelum diumumkan;

e) Pembatalan data lelang setelah diumumkan.

2. Standarisasi Layanan

Sesuai dengan maksud dan tujuan dibentuknya Sekretariat Layanan e-Procurement yang pada tugas pokoknya adalah bertugas memberikan layanan kepada pengguna (user) e-Procurement, maka Sekretariat Layanan e-Procurement ditargetkan untuk mempunyai standar mutu pelayanan sesuai standar internasional, yaitu Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Tujuan penerapan SMM ISO 9001:2000 adalah :

a) Meraih kepuasan pelayanan yang prima serta memenuhi semua peraturan yang berlaku melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk didalamnya untuk selalu melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem serta jaminan kepuasan pelayanan yang prima dan pemenuhan terhadap peraturan yang berlaku tersebut.

b) Memelihara dan menerapkan sistem yang memenuhi persyaratan standar internasional Sistem Manajemen Mutu 9001:2000

c) Peningkatan kelancaran sistem pelayanan di e-Procurement

3. Pengendalian Keamanan Sistem eProcurement

e-Procurement merupakan sistem informasi tender berbasis IT, oleh karenanya keamanan sistem e-Procurement harus dikendalikan sesuai dengan standar dan menjamin kerahasiaan data. Proses pengendalian keamanan sistem e-Procurement antara lain :

a) Sertifikasi ISO 27001:2005 untuk menjamin kerahasiaan semua dokumen dan data base e-Procurement.

b) Enkripsi data penawaran 128 byte dengan menggunakan 2 key password yang dibuat oleh sistem.

c) Enkripsi password user 1 arah (sehingga tidak dapat di dekripsi).

d) Operating system e-Procurement menggunakan Linux.

e) Disaster Recovery, terdiri atas :

· Collocation;

· Replikasi data;

· Ruang backup;

· SSL (Secure Socket Layer).

E. Hasil Yang Telah Dicapai

Dengan penerapan eProcurement ini diperoleh hasil – hasil antara lain :

1. Penghematan :

· Kompetisi penawaran : Pemerintah Kota mendapatkan penghematan anggaran belanja sampai dengan 25 % dari rencana semula. Penghematan ini diperoleh melalui efesiensi karena kompetisi penawaran yang sehat dari para peserta lelang.

· Paperless : Sebesar tidak kurang dari 80% biaya pengadaan kertas kerja dan pemenuhan persyaratan serta penggandaan dokumen lelang dapat dihemat dengan sistem ini.

2. Percepatan Pelayanan :

· Pemenuhan target kinerja pelayanan : Dengan sistem Anggaran Berbasis Kinerja, penghematan anggaran dapat direalisasikan untuk penambahan target kinerja, misal : dari target sejumlah 100 unit kelas bangku sekolah menjadi 300 unit kelas bangku sekolah, demikian juga jalan, saluran dsb. Sehingga target pelayanan dapat dipercepat dan diperbanyak.

· Percepatan realisasi barang/jasa : Karena jadwal disetting dengan tepat maka realisasi penyelesaian proyek pengadaan barang / jasa dapat diwujudkan diawal atau tengah tahun.

3. Memperoleh award :

· Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 28 April 2004 ;

· eGovernment Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2004

· Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 4 Mei 2005;

· eGovernment Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2007

4. Terhindar dari tuduhan KKN : Panitia pengadaan dan jajaran pengguna anggaran akan terhindar dari tuduhan KKN karena seluruh proses dilaksanakan secara transparan.

5. Menyediakan kesempatan kerja : Bagi penyedia barang/jasa kategori kecil dan menengah tersedia kesempatan pekerjaan yang sangat luas. Lebih dari 91 % paket pekerjaan disediakan untuk perusahaan kecil dan menengah. Disamping itu perusahaan kategori kecil - 2 yang secara permodalan lebih rendah dibanding dengan perusahaan kecil -1 dapat memenangkan jumlah paket pekerjaan dan nilai paket pekerjaan lebih banyak dalam persaingan memperebutkan pekerjaan kategori kecil (nilai proyek < 1 Milyar).

F. Pengembangan Sistem e-Procurement

1. Supplemen system

a) eSourcing sebagai katalog elektronik, rujukan standar teknis barang/jasa publik bagi para user, salah satu source harga pasar u/ OE (dikembangkan dgn prinsip Supply Chain Management – SCM);

b) m-Procurement, sebagai pemenuhan life style para user yang mempunyai mobilitas tinggi;

c) Help Desk application, sebagai panduan bagi semua user untuk menggunakan aplikasi eProc;

d) IKP (Infrastruktur Kunci Publik), sebagai tools untuk pendukung transaksi elektronik ;

2. Kolaborasi Pembangunan Sistem Pengadaan Nasional

Dalam rangka mewujudkan pelaksanaan eProcurement yang terintegrasi, sebenarnya dapat dikembangkan kolaborasi antar instansi yang kompeten dibidang masing – masing dengan koordinasi Bappenas untuk mengembangkan layanan eProcurement secara nasional. Untuk itu Pemerintah Kota Surabaya akan mendudukkan diri pada garda terdepan untuk mendukung upaya ini.

G. Persepsi Stakeholder dan Ekspektasi Publik

Stakeholdres adalah pihak yang memetik manfaat dari proses lelang proyek Pemerintah Kota Surabaya. Mereka adalah yang sering disebut rekanan. Pada awalnya, mereka memberikan reaksi keras atas keberadaan program lelenag serentak melalui system elektronik ini. Tetapi, setelah memasuki tahun ke-3, pandangan mereka berubah. Survey yang dilakukan Pusat Kajian Komunikasi (Puskakom) Universtas Airlangga (2006) menunjukkan bahwa stakeholders sudah ”familiar” dengan sistem on-line tersebut.

Dalam survey juga terungkap tentang pandangan positif terhadap pencitraan Pemkot Surabaya. Berbagai dukungan dari masyarakat, akademisi dan media massa terus berdatangan. Ini berarti harapan/ ekspektasi publik terhadap praktek-praktek kecurangan harus dikikis bisa dibuktikan oleh pemerintah.

Sekalipun demikian, masih terdapat kendala yang masih harus diperbaiki. Dalam survey juga masih memperlihatkan bahwa pada level SKPD, bebrapa pimpinan masih memerlukan peningkatan kemampuan menahami falsafah transparansi dan mempraktekkan sistem on-line ini.

Media massa di Surabaya cukup kuat mengawasi pelaksanaan program e-Procurement ini. Dalam berbagai artikel, mereka mengupas tuntas pelaksanaan program ini. Tak jarang media massa juga mengkritisi kelemahan sistem ini, meski secara umum mereka juga sangat membantu dalam pempublikasian program ini. Bahkan, dari survey menunjukkan bahwa 18% para stakeholder menyatakan memperoleh informasi program e-procurement dari media massa.

Harus diakui bahwa dalam waktu 3 tahun ternyata masih banyak kekurangan yang harus dibenahi. Kritikan terhadap aspek isi atau tampilan e-procurement terus dibenahi. Kecepatan teknologi informasi menjadikan para aparat Pemkot terus menyesuaikan diri. Untuk mengimbangi percepatan pengetahuan itu, Pemkot juga merekrut orang-orang khusus yang memiliki ketrampilan TI.Ke depan, Pemkot terus akan membenahi sistem e-procurement dan berusaha terus menerus mengkomunikasikan sistem ini kepada masyarakat. Melalui seminar, workshop dan publikasi massa, dilakukan penyebaran informasi e-procurement. Tujuannya satu, agar transparansi sebagai roh terwujudnya pemerintahan bersih dapat terwujud. Membuat perubahan ke arah lebih baik memang memerlukan komitmen besar, memerlukan waktu dan tentu memerlukan dukungan dari semua pihak. Mulai harus meyakinkan roh transparansi kepada internal jajaran Pemkot, memberikan bekal ketrampilan pada aparat, menjelaskan kepada stakeholders, hingga menjelaskan kepada publik (juga media) tentunya memerlukan komitmen besar dari penyelenggara e-procurement. Kami semua (penyelenggara) meyakini, bahwa niat yang baik jika dikerjakan dengan kesungguhan pastilah akan membawa hasil yang baik pula. Tidak mudah memang, tapi program untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih rasanya wajib dijalankan.

Salam

Dari berita tersebut saya tergerak untuk meng-informasikan kepada teman – teman sesama aparat Pemda yang bisa kena imbas kurang sinkron-nya departemen diantaranya :

1. Kita sudah harus mengikuti garis besar aturan perundang – undangan keuangan negara yaitu UU Nomor 17/2003 tentang Keuangan Negara dan UU Nomor 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara yang kemudian khusus untuk Pemda diturunkan aturan dibawahnya yaitu PP 58/2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah dan Permendagri 13/2006 dan Permendagri 59/2007 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
2. BPK dalam mengaudit APBD bersikeras menggunakan aturan – aturan sebagaimana butir 1 tersebut dengan kacamata  PP 24/2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan;
3. Pemda sering mendapatkan kucuran dana dari APBN yang harus masuk ke APBD dulu maupun yang langsung (ditunjuk instansi/satker guna ”di-amanatkan” mengelola dana tersebut);
4. Dalam prakteknya juknis dari departemen induk di jakarta sering tidak sinkron dengan aturan – aturan sebagaimana butir 1. Seperti Jamkesmas dari Departemen Kesehatan yang langsung masuk ke rumah sakit daerah dengan pertimbangan kecepatan pelayanan yang menurut BPK dianggap berbenturan dengan aturan masalah keuangan daerah.
5. Belakangan Depdagri menerbitkan Permendagri Nomor 32/2008 tentang Petunjuk Penyusunan APBD TA 2009 yang senafas dengan pendapat BPK. Sehingga mau tidak mau berbagai dana pusat seperti BOS, Dana – Dana dari DAK dan lain – lain termasuk jamkesmas harus ikuti permendagri tersebut. Akan tetapi departemen – departemen teknis tidak juga menunjukkan gelagat menyesuaikan juknis/juklak-nya. Alamaaak ! jika dana tersebut ditolak maka masyarakat akan kehilangan layanan dasar yang biasa mereka dapatkan, tapi kalau dana tersebut diteruskan untuk digunakan maka kita sebagai aparat pemda bisa kena semprit lebih keras. Lebih keras ? Lha iya lah !!! temuan BPK sering kali dipakai dasar penyidikan oleh bapak – bapak penyidik untuk menemukan indikasi KKN.

Terus bagaimana dong ? mau berbuat baik untuk cari pahala saat bekerja saja kok resiko-nya gede banget, ancaman masuk bui terngiang – ngiang terus di telinga (aduuuh seraaaam). Yaah postingan kali ini bisa dianggap informasi buat teman – teman di daerah agar lebih berhati – hati sekaligus sebagai bentuk curhat, barangkali menjadi perhatian para pejabat di jakarta yang kebetulan suka nge-net atau stafnya yang suka nge-net buat laporan ke bos- bosnya atas kondisi riel di daerah dan memberikan telaah tentang solusinya.

Okey, sementara segitu dulu, mau baca lagi permendagri terbaru tadi dan mau nanyak – nanyak dulu sama yang buat agar tidak salah persepsi dan yang penting ndak sampai salah langkah yang ujungnya bisa guaaawat (oalaah rek – rek ! mau kerja bener saja kok sulit banget).

Salam.

KERANGKA REGULASI DAN TEORI TENTANG PEMBERIAN TAMBAHAN PENGHASILAN BAGI PNS

Dalam rangka meningkatan kesejahteraan pegawai maka Pemerintah Daerah dapat memberikan tambahan penghasilan kepada pegawai berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007. Dalam Pasal 39 Peraturan Menteri Dalam Negeri dimaksud dinyatakan bahwa pemberian tambahan penghasilan kepada pegawai dapat diberikan berdasarkan beban kerja, prestasi kerja, kelangkaan profesi serta pertimbangan objektif lainnya.

Diantara berbagai dasar pemberian tambahan penghasilan, tambahan renumerasi atas dasar beban kerja dan prestasi kerja adalah yang paling mudah menghitungnya. Pemberian tambahan penghasilan atas beban kerja diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang dibebani pekerjaan untuk menyelesaian tugas-tugas yang dinilai melampaui beban kerja normal. Sedangkan untuk pendekatan berdasarkan prestasi kerja, tambahan penghasilan dimaksud diberikan kepada pegawai negeri sipil yang memiliki prestasi kerja yang tinggi dan/atau inovasi.

Selanjutnya, beberapa acuan/ referensi tentang beban kerja dan prestasi kerja dapat dirujuk sebagai dasar penyusunan peraturan kepala daerah agar pemberian tambahan penghasilan dapat di-operasionalkan :

1. Menurut Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Disamping itu Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara juga menyatakan bahwa pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya.

2. Menurut Hard dan Staveland yang dikutip dari http://en.wikipedia.org/wiki/workload, disebutkan bahwa beban kerja dideskripsikan sebagai hubungan antara sejumlah kapabilitas/ kapasitas proses mental/ pemikiran atau sumber daya dengan/ dan sejumlah tugas yang dibutuhkan. Selanjutnya dapat dikembangkan permodelan beban kerja (workload modelling) sebagai teknik untuk analisis pengukuran dan memprediksikan beban kerja. Memprediksikan beban kerja sangat perlu dengan tujuan untuk bisa meratakan distribusi beban kerja, memanajemeni beban kerja dan sebisa mungkin menghindari adanya situasi kerja yang melebihi beban atau kurang dari beban.

3. Sebagaimana dikutip dari http://en.wikipedia.org/wiki/workload, Wickens (1984) menjelaskan tentang teori beban kerja yang disebut sebagai “Multiple Resource Theory (MRT)” yang secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :

- Manusia (human operator) tidak hanya memiliki satu sumber proses informasi (berbasis kemampuan kognitif) yang dapat dipilih salah satu untuk dipakai, tapi memiliki beberapa sumber yang dapat dipilih dan dipakai secara bersamaan (simultaneously). Tergantung dari sifat dasar dari tugas – tugas yang diberikan, salah satu sumber kognitif tersebut dapat dipakai secara berurutan untuk tugas yang hanya membutuhkan satu kemampuan kognitif saja secara berulang – ulang, atau jika proses dalam tugas membutuhkan beberapa sumber kognitif yang berbeda maka sumber kognitif tersebut dapat dipakai secara paralel;

- Teori Wickens ini menjelaskan bahwa manusia memiliki keterbatasan kapasitas untuk melakukan proses informasi. Karena sumber kognitif sangat terbatas, maka akan terjadi masalah supply dan demand saat individu melaksanakan dua atau lebih tugas yang membutuhkan sumber kognitif yang sama. Ekses kelebihan beban kerja terjadi disebabkan karena beberapa tugas menggunakan sumber koginitif yang sama sehingga bisa mempengaruhi kinerja berupa turunnya kecepatan atau kesalahan – kesalahan dalam penyelesaian tugas;

- Hubungan antara beban kerja dengan kinerja adalah kompleks. Tidak selalu kasusnya bahwa dengan naiknya beban kerja maka kinerja akan menurun. Kinerja dapat dipengaruhi oleh beban kerja jika beban tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah. Keadaan kerja yang rendah beban (underload) yang berlangsung terus menerus akan mengakibatkan kebosanan dan hilangnya situasi awareness. Disamping itu, naiknya beban kerja (sampai dengan kelebihan beban/ overload) mungkin tidak menurunkan kinerja apabila ada strategi untuk handling kebutuhan tugas.

4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989), bahwa kapasitas adalah kemampuan (kesanggupan, kecakapan) yang dimiliki untuk menyelesaikan masalah, sehingga dengan kemampuan yang dimiliki akan dapat berfungsi dan berproduksi secara proporsional sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.

5. Menurut Moekijat (1995:58), dijelaskan bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah waktu sebagai berikut:

- Waktu yang benar-benar digunakan untuk bekerja;

- Waktu yang digunakan dalam kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi;

- Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time);

- Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).

6. Menurut Handoko (1995) dinyatakan bahwa spseifikasi pekerjaan adalah karakteristik manusia yang diperlukan suatu pekerjaan yaitu menyangkut pendidikan, latihan, pengalaman persyaratan fisik dan mental. Sedangkan Mintorogo dan Sudarmayanti (1992) menyatakan bahwa untuk mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

- Berhasil-guna (efektif) yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat target dan tepat waktu.

- Ekonomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, alat, waktu, ruangan dan lain-lain secara tepat sesuai rencana.

- Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan secara tepat.

- Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.

- Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab yaitu wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggungjawabnya.

- Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut diatas, tersirat makna bahwa dalam melaksanakan analisis beban kerja dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut :

a. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan uraian tugas.

b. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.

Jam kerja terdiri atas Jam Kerja pegawai dan jam kerja efektif. Jam kerja pegawai yang dimaksud disini adalah jumlah jam saat pegawai masuk kerja sampai dengan jam pulang pegawai sebagaimana ditetapkan oleh Walikota Surabaya yaitu mulai jam 07.30 WIB sampai dengan jam 16.00 WIB sehingga didapat Jam Kerja pegawai adalah 8,5 Jam (delapan koma lima jam). Sedangkan jam kerja efektif adalah waktu yang benar-benar digunakan untuk bekerja oleh pegawai yang bersangkutan. Untuk menentukan jam kerja efektif terdapat referensi rumus yang juga digunakan oleh Badan Kepegawaian Negara yaitu sebesar Jam Kerja Pegawai dikurangi 30% (tiga puluh persen) dari Jam Kerja Pegawai atau sejumlah 8,5 Jam – (30% X 8,5 Jam) yaitu 5,9 Jam atau jika dibulatkan menjadi 6 Jam Kerja efektif per hari. Jam kerja efektif dalam hal ini diartikan sebagai standar waktu kerja pegawai.

c. Adanya standar waktu kerja.

Dari data historis dan hasil isian kuisener, waktu penyelesaian rata – rata (ditetapkan sebagai waktu normal penyelesaian) tugas beserta satuan hasilnya dapat ditetapkan.

d. Adanya waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk, dan satuan hasil.

Satuan hasil merupakan satuan output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas. Sebagai contoh satuan hasil atas uraian tugas berupa pembuatan surat dan/atau menghadiri rapat adalah kali. Beban kerja yang akan diukur dihasilkan dari jumlah output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas yang dihubungkan dengan standar waktu kerja.

e. Adanya beban kerja yang akan diukur.

Dari jumlah output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas maka dapat dibedakan menjadi 3 yaitu :

1. Under Load , kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai kurang dari atau lebih kecil dari jumlah output yang seharusnya mampu dipenuhi dan dihasilkan oleh pegawai berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.
2. On Load, kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai sama dengan jumlah output yang semestinya dihasilkan oleh pegawai berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.
3. Over Load, kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai lebih besar dari target jumlah output yang dihasilkan oleh pegawai lainnya berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.

KERANGKA KONSEP OPERASIONAL PEMBERIAN TAMBAHAN PENGHASILAN

Berdasarkan teori/referensi diatas, maka Peraturan kepala daerah tentang tata cara pemberian tambahan penghasilan dapat disusun dengan kerangka konsep operasional sebagai berikut :

1. Pada dasarnya pegawai negeri sudah mendapatkan imbalan berdasarkan golongan kepangkatan dan jabatan yaitu berupa gaji pokok dan tunjangan jabatan. Asumsinya bahwa seorang pegawai akan mengerjakan tugas – tugas rutin harian dan perkantoran dengan jumlah jam kerja mulai jam 07.30 sampai dengan jam 16.00 dikurangi istirahat sholat dan makan selama 1 jam di siang hari (sehingga total 7,5 jam sehari);

2. Apabila pegawai negeri bekerja melaksanakan tugas – tugasnya diluar jam kerja maka dapat memperoleh uang lembur maksimal 3 jam sehari sepanjang anggaran-nya tersedia;

3. Guna mengetahui apakah seorang pegawai sudah melaksanakan tugas – tugas dengan beban setara 7,5 jam kerja sehari, maka dikembangkan pengukuran beban kerja atas tugas – tugas/ aktifitas dari tiap pegawai tersebut. Tiap aktifitas/ tugas diberikan point beban setara jam yang menunjukkan kebutuhan waktu penyelesaian tugas rata – rata yang dapat diselesaikan oleh pegawai (=beban kerja normal). Waktu rata – rata ini ditetapkan berdasarkan data historis dan kuisener yang di-isi oleh sejumlah responden pegawai. Hal ini sangat penting untuk menghindari kejadian seorang pegawai yang tidak melaksanakan tugas apa – apa di kantor sampai melebihi jam kerja, akan tetapi yang bersangkutan menuntut untuk mendapatkan uang lembur;

4. Jika seorang pegawai dalam satu hari melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah beban dibawah 7,5 setara jam, maka yang bersangkutan ada pada posisi bekerja dibawah beban normal (underload) dan hanya berhak mendapatkan gaji saja;

5. Apabila pegawai dalam satu hari melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah poin beban antara 7,5 setara jam sampai dengan 10 setara jam, maka yang bersangkutan ada pada posisi bekerja pada beban normal (on load), dan yang bersangkutan berhak mendapatkan tambahan honorarium kegiatan dari DPA yang ada di SKPD. Alokasi honorarium pada kegiatan di belanja program/ belanja langsung sifatnya memang sebagai imbalan atas kinerja keluaran (output) yang dijanjikan oleh SKPD dengan posisi para pegawainya bekerja pada beban normal. Beban normal disini maksudnya bahwa pegawai masih bisa diberikan beban tambahan diluar tugas rutin keseharian sebesar kurang lebih 25% sampai dengan 30% tanpa ada penurunan kualitas hasil kerja dengan asumsi pegawai dapat melakukan beberapa tugas secara bersamaan dengan sumber kognitif berbeda sesuai “Multiple Resource Theory (MRT)”. Tugas rutin keseharian dilaksanakan oleh pegawai dengan beban sampai dengan 7,5 setara jam, sedangkan tambahan beban 25% sampai dengan 30% dari 7,5 dapat kuantitatif-kan menjadi poin beban sebesar 10 setara jam;

6. Selanjutnya, jika seorang pegawai ada pada posisi bekerja dengan beban kerja melebihi normal (=apabila yang bersangkutan melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah poin beban melebihi 10 setara jam sehari), maka pegawai tersebut berhak mendapatkan tambahan penghasilan;

7. Pemberian tambahan pemnghasilan bagi pegawai dapat diberikan apabila seorang pegawai mendapatkan poin beban kerja melebihi 10 setara jam dengan perhitungan sejumlah selisih antara poin beban kerja yang diperoleh dikurangi poin beban 10 setara jam;

8. nilai rupiah dari pemberian tambahan penghasilan dihitung dengan melakukan konversi poin beban kerja menjadi rupiah.

Nah, bagaimana kira – kira konsep ini ?! bisakah diterapkan ? yang jelas aturan perundang – undangan sudah memayungi dan secara teori-pun dapat di-implementasikan. Saya rasa jika dilakukan workshop dengan banyak pihak yang berkepentingan bagus ya ?! Kita tunggu-lah kemungkinan tersebut, yang penting jauh – jauh hari gini sudah kita wacanakan.

Salam.

Lha misalkan permintaan ini datangnya tahun lalu maka saya pasti bingung dan data yang ada cuma global saja sehingga tidak bisa 'BUNYI' dan tidak bermanfaat bagi para manajer pemkot. Tapi kemarin saya sangat senang karena data bisa tersaji lebih komplet berkat adanya aplikasi eProject.

eProject merupakan aplikasi lanjutan dari eBudgeting yang nantinya bermanfaat untuk data dasar proses eProcurement dan proses penyusunan kontrak + pencairan termijn pekerjaan di eDelivery.

eProject dibuat karena ter-inspirasi Keppres 80/2003 yang mengamanatkan agar ada informasi tentang paket -paket pekerjaan beserta kontrak - kontrak-nya. Dari sini timbul ide agar informasi seputar paket pekerjaan dilengkapi sekalian seperti :

1. Jenis pengadaan untuk paket pekerjaan tersebut, mungkin lelang atau PL atau diswakelola. Nantinya info ini akan digunakan sebagai dasar untuk proses administrasi-nya.
2. Kapan paket pekerjaan ini akan mulai diadakan.
3. Kapan paket pekerjaan ini akan mulai dilaksanakan dan kapan akan selesai.
4. Disamping itu direncanakan juga di eProject rencana pencairan keuangan dan penyelesaian SPJ-nya.

Kemudian, untuk memastikan bahwa pemaketan tadi sesuai dengan alokasi anggaran yang tersedia, maka data awalnya harus mengambil dari aplikasi eBudgeting. Ini penting agar tidak terjadi alokasi anggaran hanya 1000 rupiah tapi dibuat 3 paket pekerjaan senilai 1200 rupiah, nantinya siapa yang akan membayar 200 rupiah sisanya jika paket tersebut terlanjur dilelang dan pekerjaan selesai ? Ndak mungkin kan pemerintah daerah akan ngemplang ? he he he.

Nah, karena manajemen di pemkot Surabaya sangat "IT minded", maka dengan meng-akses situs eProject Beliau - Beliau bisa mengetahui bahwa status hari ini seharusnya SKPD "X" sudah melaksanakan lelang sekian paket, kemudian sekian paket seharusnya selesai fisiknya dan mestinya sudah ada penyerapan anggaran sebesar sekian rupaih, asyik kan ?! kalau memang kinerja SKPD "X" buruk maka itu tinggal urusan dan kewenangan manajemen, apa itu menjadi tanggung jawab Ka. SKPD atau PPKm dibawahnya. Yang penting, Ka. SKPD harus menguasai eProject untuk memelototi kinerja PPKm-nya sebelum kinerja SKPD secera keseluruhan dipelototi oleh Manajemen yang lebih tinggi.

Okey, sementara sekian dulu info tentang eProject, mengenai bagan yang menunjukkan posisi eProject diantara aplikasi yang lain dapat dilihat di postingan tanggal 25 April lalu (Surabaya Improvement to Excellence Government Program) dalam bentuk file ppt. Kapan - kapan disambung lagi ya.

Salam.

Gini lho yang saya tahu (mudah-mudahan bener, kalau salah mohon muuuaaaaf) :

1. Memang benar bahwa dalam menyusun APBD harus ada acuan standar harga. Permendagri 13/2006 mengenalnya sebagai SSH (Standar Satuan Harga). Karena SSH dbuat 1 tahun sebelum akhirnya suatu anggaran disetujui dialokasikan dan akhirnya dapat dilaksanakan, maka pada saat anggaran tersebut akan dibelanjakan barangkali harga sudah pada naeek ! Makanya SSH dibuat dengan survey harga pasar dengan penambahan perkiraan inflasi untuk 6-12 bulan kedepan.
2. Trus pada saat akan dibelanjakan, tentunya ada proses pengadaan barang/jasa kan ? Nah sebelum ditentukan berapa harga yang akan ditawarkan kepada penyedia barang/jasa maka panitia pengadaan harus mengecek dulu dengan harga pasar biar tidak kerendahan atau ketinggian nilainya. Jika harga di pasar lebih rendah dari plafon anggaran yang ada (biasanya dari SSH) maka dipakai harga pasar tadi + keuntungan yang wajar. Kalau harga dipasar lebih tinggi dari plafon anggaran ya tidak jadi belanja, GITU AJA KOK REPOT he he he.
3. Nah, berarti kalau pada saat pengusulan/ penyusunan APBD ya tidak pas kalau ada yang teriak "terjadi mark up" nih di APBD, karena alokasi biaya yang dipasang di APDB sifatnya adalah plafon. Nanti pada saat pengadaan toh dilakukan penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/ Owner Estimate (OE) sesuai harga pasar. Apalagi jika pengadaan-nya dilakukan dengan methode eProcurement yang kompetitif dan tranasparan, harga akan terkoreksi lagi menjadi lebih rendah.
4. Akhirnya kembali ke pertanyaan semula, "apa perlu sih ada standar harga untuk belanja di APBD ?" . Jawabannya ya "perlu dan harus". Bahkan kalau bisa, daftar standar harga satuan tersebut tersedia di dalam suatu sistem informasi untuk penyusunan APBD, sehingga semua teman - teman dari berbagai SKPD (dinas-dinas) saat memasukkan usulan biaya komponen kegiatan tertentu, misalkan kertas 1 (satu) rim, maka harganya akan sama di setiap SKPD, jadi lebih baik kan seharusnya ?

Itulah yang sebenarnya harus dipahami ya ! jangan menafsirkan terlalu gegabah bahwa harga satuan tidak perlu dan bisa jadi ada mark up jika menetapkan standar harga yang terlalu tinggi..

Akhirnya, salam dan terima kasih.

Ini memang sedang getol -getol-nya teman - teman di pemkot Surabaya memperbaiki sistem administrasi pengelolaan kegiatan yang dibiaya dari APBD. Ada sih teman - teman di internal Pemkot yang bertanya mengapa kok harus dirubah - rubah dan diperbaiki segala ? selama ini dengan cara seperti biasanya juga jalan kok ! Nah ini dia penyakitnya, berpikir 'BIASANYA JUGA BEGINI DAN BISA JALAN KOK" adalah penyakit yang harus diamputasi dari pikiran kita lho !

Beberapa hal yang bisa kita renungkan bahwa perbaikan sistem administrasi adalah sangat penting dilakukan sejak sekarang adalah :

1. BPK dalam mengaudit pengelolaan keuangan instansi pemerintah adalah mengacu kepada suatu sistem administrasi yang dibuat oleh instansi yang diperiksa dan tentunya sistem administrasi yang dibuat sebagai peraturan tersebut harus mengacu kepada aturan perundang-undangan yang berlaku. Nah jika kita tidak membuat peraturan tersebut maka auditor akan memeriksa dengan aturan yang lebih tinggi yang seringkali tidak operasional untuk dipakai rujukan;
2. Hasil pemeriksaan BPK adalah temuan dan rekomendasi. Menurut Anwar Nasution (Kepala BPK-RI) yang dikutip salah satu media cetak terbitan Surabaya, memang ada 2 jenis temuan hasil audit BPK yaitu temuan yang bersifat kesalahan administratif dan temuan yang mengarah kepada pidana. Sehingga perlu-lah bagi instansi pemerintah untuk menyiapkan suatu prosedur yang jelas dan operasional agar kita para pelaku pengelolaan keuangan di tingkat SKPD tidak salah langkah sehingga melakukan suatu kesalahan (meskipun itu mungkin terjadi tidak dengan sengaja).
3. Okey ! ternyata sekarang sudah muncul aturan perundang - undangan induk masalah keuangan yaitu UU 17/2003 dan UU 1/2004 yang kemudian untuk pemerintah daerah dibuat turunan-nya yaitu PP 58/2005 dan Permendagri 13/2006. Disamping itu ada PP 24/2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. Wah buuuanyaaak banget deh aturan yang harus diacu. Belum lagi ada Keppres 80/2003 dan beberapa revisinya yang sebagian juga berinduk ke UU 18/1999 tentang Jasa Konstruksi. Nah semuanya ini akan bermuara di instansi pelaksana, misalkan SKPD di Pemda - Pemda. Kalau kita ingin semua aturan tersebut dapat diakomodir secara operasional maka peraturan Kepala Daerah perlulah dibuat (syukur kalau berhasil dibuat Perda-nya) dan tentunya itu akan merubah cara kerja kita kan ?
4. Selanjutnya jika peraturan kepala daerah tersebut dibuat dan berusaha mengakomodir semua perundang-undangan yang diatasnya maka tidak mungkin kita bekerja secara manual (of line) dengan methode " SEPERTI BIASANYA" . Bisa tidak pulang kerumah lho kita ?! karena pekerjaan administrasi akan sangat menyita segala perhatian kita dan akhirnya kita ndak sempat berpikir yang sifatnya 'STRATEGIS" untuk meningkatkan kinerja layanan instansi kita kepada masyarakat, termasuk ndak sempat memikirkan permasalahan domestik (anak - anak dan istri kita. Ntar dosa lho karena kepala keluarga akan ditanyakan juga masalah tugas - tugasnya menjaga keluarga agar terhindar dari api neraka, tul ndak ?!).
5. Lho piye akhirnya ? nah sepertinya kita harus mulai berpikir bekerja dengan suatu sistem yang terintegrasi mulai hulu sampai hilir. Lah perusahaan multi nasional juga begitu kok berpikir dan bekerjanya. Buktinya aplikasi software dari microsoft yaitu "my SAP" yang merupakan aplikasi ERP (Enterprises Resource Planning) sangat laris manis meskipun harganya mahal. Untuk itu kita di pemerintahan juga harus mulai berpikir dan bertindak seperti korporat multinasional itu lho kalau ndak pingin "DIPLOKOTHO' terus oleh dunia usaha he he he. Karena kita dibayar untuk melindungi kepentingan masyarakat dan bukan untuk melayani korporasi yang biasanya ndak pernah ada puasnya memupuk modal ... (kata orang pinter gitu dan bukan karena saya anti korporasi).

Saya rasa begitu pendapat saya. Yuk mulai merubah cara berpikir dan bekerja kita karena dunia sudah mulai berubah dan kita akan ketinggalan jika tidak mencoba tahu dan menerapkan-nya (tentunya yang baik - baik saja lho ya yang ditiru dan diterapkan). BIASAKANLAH KERJA SECARA ON LINE.

Salam.

Penggunaan kode rekening (kode akun) belanja dipakai menggantikan pos – pos pasal yang lama dikenal. Waktu itu DUPDA (Daftar Usulan Proyek Daerah) digantikan istilah menjadi RASK (Rencana Anggaran Satuan Kerja). Ada istilah baru yang sangat menantang untuk dicoba yaitu konsep “anggaran berbasis kinerja”. Diatur pada kepmendagri tersebut bahwa anggaran disusun dengan dasar standar harga satuan dan ASB (Analisa Standar Belanja). Wah apa lagi nih ? Waktu itu kami tidak mendapatkan contoh persis bagaimana cara menggunakan kode akun belanja, terus bentuk operasional dari penggunaan standar harga satuan dan ASB menjadi RASK juga ndak ada yang pernah mencoba. Depdagri sendiri cuma memberikan ancaman bahwa pokoknya daerah harus menggunakan ketentuan kepmendagri dan pakailah contoh-contoh yang cuma secuil itu. Oaalaah, ya terpaksa harus ber-improvisasi tapi yang berdasar dan ilmiah nih.

Okey-lah kalau begitu, dengan niat baik untuk meningkatkan kinerja pengelolaan keuangan daerah maka kami kembangkan sistem informasi untuk menunjang penyusunan anggaran berdasarkan aturan paling anyar di negeri ini saat itu. Meluncurlah aplikasi eBudgeting dengan segala keterbatasan-nya saat itu.

Prinsip – prinsip dasar yang kami pakai di sistem itu adalah sebagai berikut :

1. Harga satuan kami buat untuk setiap item barang/ jasa yang sifatnya paling kecil (dasar), misalkan harga kertas per rim, biaya foto copy per lembar, honorarium petugas pembersih, ongkos tukang besi perhari dan lain – lain. Tiap item barang/ jasa ini kami beri sebutan SHSD (Standar Harga Satuan Dasar);
2. Selanjutnya kami membuat suatu rumusan/ analisa untuk satuan pokok kegiatan yang umumnya dilakukan di pekerjaan konstruksi, misalnya kegiatan pemasangan keramik per meter persegi, kegiatan pengecatan tembok per meter persegi, kegiatan pembuatan pondasi per meter kubik dan lain – lain. Nah kegiatan ini disusun berdasarkan rumusan dari beberapa SHSD dengan proporsi tertentu. Proporsi ini berdasarkan SNI dan atau analisa BOW. Misalkan pemasangan keramik terdiri dari sekian koefisien tukang, sekian koefisien kg semen, sekian koefisien kg pasir, sekian koefisien buah keramik dan seterusnya. Sehingga dengan SHSD yang tertentu maka harga pemasangan keramik per meter persegi yang kita sebut sebagai HSPK (Harga Satuan Pokok Kegiatan) akan diketahui;
3. Pada akhirnya kami mencoba meng-operasionalkan bahwa ASB dari pembuatan gedung sekolah adalah harga per meter persegi gedung sekolah yang pada prakteknya tersusun dari beberapa HSPK dengan volume tertentu yang sudah di-standarkan.
4. Bagaimana penggunaan SHSD, HSPK dan ASB di dalam penyusunan RASK ? Karena RASK sesuai Permendagri lebih menonjolkan informasi dari pembebanan rekening – rekening, maka kami membuat sendiri format yang kami beri nama RKT (Rencana Kegiatan Tahunan) yang menginformasikan tentang nama kegiatan, rencana output kegiatan, SHSD yang digunakan, HSPK yang dipakai atau ASB yang akan diwujudkan oleh kegiatan tersebut. SHSD, HSPK dan atau ASB tersebut akan otomatis dibebankan ke kode akun yang sesuai oleh sistem informasi berdasarkan ketentuan yang ada di Kepmendagri. Nantinya beberapa RKT akan terakumulasi kedalam RASK
5. Selanjutnya RASK dari beberapa SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) akan dijadikan satu dan dikompilasi menjadi RAPBD.

Dan yang sangat membuat kami senang adalah ketika muncul Permendagri No 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, eeh format RKA (Rencana Kegiatan dan Anggaran) mirip betul dengan format RKT di Surabaya yang disusun 2 tahun sebelumnya. Oleh karena itu di tahun 2007 Pemkot Surabaya tanpa harus bingung kesana kemari langsung menerapkan aturan terbaru tersebut dengan menggunakan alat bantu Sistem Informasi Manajemen eBudgeting yang ada. Alhamdulillah ..., ndak lagi deh lembur yang harus berbulan – bulan.

Salam.

Kongkritnya ada kejadian yang sangat membingungkan kita saat akan menerapkan keppres 80/2003 jo Perpres 8/2006 dengan Permendagri 13/2006 jo Permendagri 59/2007. Teman - teman yang berkutat di masalah keuangan daerah ngotot banget harus pakai Permendagri, sedangkan yang biasa menangani pengadaan akan bersikukuh bahwa hanya Keppres-lah satu - satunya acuan utama mulai persiapan pengadaan, proses pemilihan penyedia, proses pelaksanaan dan prosedur pembayaran beserta dokumen - dokumennya. Wah gimana nih ?!

Alhamdulillah dengan kesabaran dan saling menghargai serta memahami teman yang berbeda pendapat, kemudian bertanya kesana kemari akhirnya ditemukan berbagai kesimpulan sebagai berikut :

1. Kedua aturan tersebut tidak bisa dipakai salah satu dan harus dipakai dua-duanya karena saling melengkapi.
2. Kontrak yang merupakan produk akhir dari proses pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan keppres akan dipakai sebagai dokumen awal pada saat pembayaran termin pekerjaan sesuai permendagri.
3. Penandatangan kontrak menurut keppres adalah PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dan PPK ini diangkat oleh PA/KPA. Jadi meskipun Permendagri mengamanatkan penandatangan adalah PA/KPA, dibuka pengertian bahwa PA/KPA bisa melimpahkan kewenangan dan tanggung jawab untuk menangani pekerjaan / pengadaan kepada PPK, termasuk penandatanganan kontrak.
4. Oke, PA/KPA bisa menunjuk PPK, tapi siapa yang dapat ditunjuk menjadi PPK ? Ya jelas menurut Keppres PPK haruslah PNS yang sudah lulus sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa dari Bappenas. Kemudian timbul pertanyaan apakah PPK harus dibentuk ? mengingat bahwa sesuai permendagri yang merupakan turunan dari PP 58/2005 dan UU 1/2004 menyatakan bahwa penandatangan perikatan (kontrak) adalah PA/KPA. Disepakati kesimpulan bahwa PPK tidak harus dibentuk jika memang tidak ada personil yang memenuhi kualifikasi, konsekuensinya ya PA/KPA-lah yang menandatangani kontrak.
5. Masalahnya, didalam permendagri disebutkan bahwa urutan proses keuangan dimulai dari pengadaan, lalu pelaksanaan dan diakhiri dengan pembayaran. Pembayaran akan diajukan oleh PPK selaku penandatangan kontrak dalam bentuk SPP (Surat Permintaan Pembayaran) kepada PA dan PA akan mengeluarkan SPM (Surat Perintah Membayar). Masalahnya jika PA yang tandatangan kontrak berarti PA juga yang menerbitkan SPP, tapi jika kemudian PA juga yang mengeluarkan SPM maka "internal control" tidak jalan kan ?! Maka disimpulkan bahwa lebih tepat jika penandatangan kontrak adalah KPA atau PPK. Jika tidak ada personil yang bisa menjalankan tugas sebagai PPK, maka KPA-lah yang menjalankan fungsi - fungsi sebagai PPK (KPA tidak melimpahkan kewenangan-nya untuk tanda tangan kontrak ke PPK).
6. Lalu siapakah tokoh yang bernama PPTK (pejabat pelaksana teknis kegiatan) ? meskipun tokoh ini tidak terdapat di keppres, maka karena permendagri juga harus tetap dijalankan diambilah kesimpulan bahwa PPTK dapat diangkat dari pejabat strktural/staf dibawah KPA. MIsalnya di Dinas, maka PA adalah Kepala Dinas, KPA adalah Kepala Bidang dan PPTK adalah Kasi di bidang - bidang tersebut.

Nah, ternyata setelah berbulan - bulan bertengkar, akhirnya disepakati pengertian - pengertian atas para pihak yang ada di tugas - tugas pelaksanaan kegiatan. Nah, selanjutnya agar pengertian - pengertian ini tidak dijadikan perdebatan lagi antar teman, maka ditetapkanlah sebagai substansi Peraturan Walikota sesuai amanah Permendagri. Yaah, ini cuma berbagi pengalaman lhoo & barangkali ada teman - teman di daerah lain yang masih berdebat antar teman seperti kami beberapa bulan yang lalu, mungkin cerita ini ada gunanya.

Salam.