Untuk dokumen berupa skripsi, paper atau buku yang terdiri dari beberapa bab, sebaiknya setiap bab disimpan dalam satu file terpisah dari bab lainnya. Cara ini memiliki beberapa keuntungan:

• Bila file rusak (corrupt) atau terhapus, Anda hanya akan kehilangan bab tertentu saja, tidak seluruhnya.
  

• Ukuran masing-masing file akan lebih kecil sehingga ringan untuk dibuka dan dimodifikasi.
  

Mengumpulkan file-file dokumen dalam folder khusus

Sangat penting untuk mengumpulkan file-file dalam folder tertentu, sehingga memudahkan pencarian dan pengorganisasian file. Jangan biarkan file skripsi Anda tercampur dengan foto-foto liburan atau catatan keuangan harian dalam satu folder.

Membackup Dokumen

Membuat salinan (backup copy) file secara berkala di media lain adalah tindakan bijak. Misalnya di flash disk, compact disk (CD), floppy disk atau harddisk lain. Anda tidak ingin bekerja dari nol lagi jika data Anda hilang bukan?

Setelah kerjaan Anda kelar, sebaiknya Fast save dinonaktifkan dan lakukan penyimpanan penuh.

Saat dibutuhkan, cara membuka file backup mudah sekali. File backup akan memiliki nama Backup of namafileasli.wbk dengan jenis Microsoft Word Backup Document.

Open and Repair

Menggunakan Recover Text from Any File Converter

Dengan cara ini MS Word hanya akan menyelamatkan isi dokumen yang berupa text saja, sementara gambar, tabel dan yang lainnya harus Anda relakan. Setidaknya Anda tidak perlu mengetik ulang seluruh dokumen dari awal lagi.

Catatan: Bila Recover Text from Any File converter tidak ada pada pilihan Files of type, berarti Anda harus menginstallnya terlebih dahulu melalui fasilitas Add or Remove Programs di Control Panel. Carilah fasilitas tersebut dari CD Microsoft Office 2003 Anda.

Bila tiba-tiba komputer mati atau hang sebelum Anda sempat menyimpan dokumen, maka MS Word akan menampilkan task pane
Document Recovery. Pilih (klik) dokumen Anda yang belum sempat Anda simpan tadi. Ada dua status untuk setiap file:

Anda dapat memilih salah satu dokumen yang terbaik atau menyimpan keduanya untuk dipilih kemudian. Bila beruntung semua isi dokumen akan kembali utuh.

File autorecover dapat Anda temukan di folder C:\Documents and Settings\<username>\Application Data\Microsoft\Word.

Beri nama baru pada kotak dialog Save As yang muncul. Cara ini bisa juga dilakukan untuk menyimpan dokumen di lokasi folder yang berbeda.

Saat dokumen pertama kali disimpan akan muncul kotak dialog berikut:

dengan Mouse: > Save As atau

PDF alias Portable Digital Format yang dikembangkan oleh Adobe Systems merupakan jenis file yang berbasis PostScript, dimana apa yang ditampilkan sama persis dengan yang kita lihat setelah dokumen dicetak.

Satu jenis file lain sejenis PDF yaitu XPS, kependekan dari XML Paper Specification. Ukuran file yang kecil menjadikan format ini (terutama PDF) paling digemari untuk bertukar dokumen via internet atau jaringan.

Microsoft Office versi terdahulu harus dibantu oleh program pihak ketiga untuk menyimpan file dalam format PDF atau XPS. Namun pada versi 2007 ini (tapi tidak semua edisi), converter ke PDF atau XPS sudah tersedia.

• Pada kotak dialog Open, Save/Save As, pilih folder yang ingin Anda masukkan
• Klik kanan di sembarang tempat di area My Places Bar.
• Pilih Add {nama_folder}

Di samping itu, Anda dapat menghapus dan merapikan susunan shortcut. Kemudian agar lebih banyak shortcut yang termuat di My Places Bar, pilih saja Small Icons.

• Klik tombol Microsoft Office > Open (Ctrl+O)
• Klik Tools pada kotak dialog, lalu klik Map Netword Drive
• Pilih salah satu huruf drive
• Pilih folder jaringan yang sering Anda akses. Jangan lupa aktifkan Reconnect at logon bila Anda ingin terhubung lagi setiap kali Windows dijalankan
• Klik Finish

• File yang ringkas. Secara otomatis, dokumen Office 2007 akan dimampatkan hingga 75 persen menggunakan teknologi ZIP seperti halnya WinZip, walaupun Anda tidak perlu menggunakan program ZIP eksternal untuk membuka dan menyimpan dokumen. File yang ringkas akan membantu Anda menghemat ruang harddisk, juga mempercepat proses pengiriman dokumen via email ataupun jaringan lokal.
  

• Menyelamatkan lebih baik file yang rusak. Soalnya komponen data suatu dokumen dibuat terpisah satu sama lain, sehingga kerusakan pada satu bagian tidak mempengaruhi bagian dokumen lain. Jadi Anda tetap dapat membuka file dokumen walaupun salah satu bagiannya –misal tabel atau grafik— rusak.
  

• Dokumen yang berisi makro gampang dikenali, soalnya ekstensi filenya berbeda, ada huruf "m" di belakangnya, jadi *.docm untuk file Word, *.xlsm untuk file Excel dan *.pptm untuk file PowerPoint.
  

• Informasi rahasia dan sensitif pada dokumen dapat disembunyikan menggunakan Document Inspector.
  

• Dokumen Office 2007 dapat dibuka dan diedit oleh siapa saja tanpa harus menggunakan program Microsoft Office 2007. Kok bisa? Ya, Anda hanya perlu utiliti ZIP (seperti WinZip) dan XML Editor, syaratnya Anda harus mengerti bahasa pemrograman XML.
  

Bila Anda masih memerlukan format file Word 2003 atau sebelumnya, jangan khawatir, Anda tinggal memilih jenis file "Word 97-2003 Document (*.doc).